Rejestry, ewidencje, archiwa

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

            W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Gryficach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Akta wyróżniane są symboliką literową inspektoratu i liczbami stanowiącymi oznaczenie tematów rzeczowych, numerami poszczególnych pism i cyfr roku w którym sprawę wszczęto.

Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.

Po zakończeniu roku spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym.

Znak sprawy zawiera:

1/symbol literowy inspektoratu

2/symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3/liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4/cztery cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego prowadzone są również:

• rejestr skarg i wniosków
• rejestr aktów wewnętrznych Inspektora
• rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw
• rejestr katastrof budowlanych
• rejestr pozwoleń na użytkowanie
• rejestr samowoli budowlanych
• rejestr spraw związanych z utrzymaniem obiektów budowlanych
•  ewidencja decyzji, postanowień wydanych przez organ administracji architektoniczno-budowlanej oraz dokonanych zgłoszeń
• ewidencja rozpoczynanych i zakończonych robót budowlanych (rozbiórek)

Akta poszczególnych spraw przechowywane są w ciągu roku kalendarzowego przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

Akta spraw ostatecznie załatwionych będą przekazywane do  archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

Akta spraw ostatecznie zakończonych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum, można wypożyczyć na tak długo, jak długo są one potrzebne.

Informacja publiczna o danych zawartych w ww. rejestrach, ewidencjach i archiwach jest udostępniana na wniosek. Informacja publiczna dotycząca powyższego, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

W przyszłości Inspektorat będzie wprowadzał wykorzystanie informatyki do gromadzenia danych związanych z rejestrowaniem spraw przychodzących jak również z prowadzeniem wszelkich innych rejestrów dotyczących obiegu dokumentów.